海外公司收到一封要求说明业务情况的邮件，负责人转给总部：“财务把流水导出来，销售把合同补齐，今天就回。”如果你正在管理境外业务，这个决定最好先停下来核对。来函要求什么、谁有权回复、哪些资料能通过什么程序提交，都还没弄清，文件已经发出去了。
9月10日外交部记者会上，记者提及印度有关机构建议对小米展开调查。发言人表示不了解具体情况，并表达了对公平营商环境的期待。这里要分清：建议调查，不等于已经认定违法，也不能据此判断企业已经收到哪一种正式法律文书。
对出海企业，这条新闻更实际的提醒是：第一份材料发出去之前，公司有没有一个能把业务、证据和程序接起来的人？
收到境外调查要求，要不要立刻把资料全部交出去？
企业应及时核验并处理正式要求，但不能把及时响应理解成不经审查地发送全部资料。提交范围、期限、主体和渠道，应结合具体文书及适用程序确认。
邮件可以先登记，期限要马上管理。是否需要确认收悉、能否申请澄清或延期，由当地律师判断。申请没有获准，不能自行当作期限已经延长。
跨境电商的商业经历让我更关注交易怎么实际完成。一份跨境合同写着“经销”，并没有回答谁定价、谁收款、谁承担退货损失。这些事实，可能分散在财务系统、业务邮件和审批记录里。
资料分散在员工电脑里，先收集还是先写说明？
先识别并妥善保存相关原始记录，再根据记录形成说明。说明应当能够追溯到材料，不能让员工先拼出一个版本，再回头寻找支持。
建议把动作落实到三个人：
- 业务负责人画出交易过程。签约、发货、开票、收款分别由谁完成；找不到依据的环节先登记待查，不凭印象补上。
- IT负责人落实保存。识别相关账号、设备、邮件附件和业务聊天，检查自动删除、账号注销与备份覆盖。保存原始版本，记录提取时间、人员和来源，避免只剩几张截图。
- 法务负责人控制提交。逐项对应来函问题，核对原件、译文、附件及解释，保留最终发送版本和回执。发现事实矛盾，应查原因，不是让各部门改成同一句话。
这些是内部准备建议，并非适用于所有国家的统一法定步骤。
中国总部的数据，能直接发给境外调查机关吗？
不能只按普通商务邮件处理。《数据安全法》对向外国司法或者执法机构提供境内存储数据设有专门要求，应先核对是否适用及所需程序。
把资料转给境外子公司或律师，也不能想当然地认为已经解决了问题。需要把接收者、用途、数据位置和最终去向一起说明，由中国律师与当地律师协同判断。保存证据和对外传输，是需要分别安排的动作。
涉及印度或其他法域的具体处理，以当地律师及现行有效法律为准。
现在可以先做一件小事：挑一笔已经完成的境外交易，让团队把合同、审批、交付和收款记录连起来。哪里接不上，哪里就是准备工作的起点。如果你手上已有来函，可以先发不含敏感附件的情况摘要，把期限和下一步理清。
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吴展鵾律师 · 涉外律师
涉外/跨境为主 · 办理广州/大湾区/全国刑事民商诉讼与法律顾问 · 中/英/西/日4语
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依据：[外交部2026年9月10日记者会记录](https://www.fmprc.gov.cn/fyrbt_673021/202609/t20260910_12019908.shtml)、[《中华人民共和国数据安全法》](https://www.cac.gov.cn/2021-06/11/c_1624994566919140.htm)。